Dans la quatrième partie de sa série sur les indicateurs de résultats qui peuvent faire perdre de l’argent au département de Service, Jim Bell a examiné les fournitures d’atelier.
LA PROTECTION DE l’environnement est devenue un enjeu majeur ces dernières années, et des amendes y sont rattachées pour non-respect. Recouvrer d’un client le coût des fournitures d’atelier est un sujet intéressant qui peut présenter un écart énorme d’une concession à l’autre. C’est aussi un compte qu’on a tendance à ignorer complètement.
Vous souvenez-vous de l’époque où l’on nous payait bien pour l’huile à moteur, les batteries et les vieux pneus usés ? Ne demandez pas combien allait dans la poche du concessionnaire et combien disparaissait tout simplement. Nous pouvons nous rappeler l’époque où les filtres à huile usés partaient à la poubelle avec les déchets et aussi de l’huile et du liquide de refroidissement usés versés directement à l’égout. Nous avons aussi fait sauter de la poussière d’amiante de frein dans l’atelier, principalement parce que les problèmes de santé et de sécurité n’existaient tout simplement pas. Pas très responsable, mais, à ce moment-là, nous ne connaissions pas mieux ou, peut-être, nous ne nous en soucions simplement pas.
UNE PROPOSITION COÛTEUSE
Aujourd’hui, bien sûr, nous avons des lois strictes en matière de santé et de sécurité, mais la disposition de ces éléments a entraîné une dépense importante au Service. Récupérer ces frais du client est tout à fait raisonnable étant donné que ce compte ne génère pas de profits.
Les fournitures d’atelier sont l’un de ces comptes ennuyeux souvent négligés dans les états financiers et parfois considérés comme un mal nécessaire en affaires. Mais si nous sommes intelligents, nous devrions garder un contrôle constant sur ce compte tous les mois car il peut engloutir une partie des revenus au Service. Ce compte peut également devenir un fourre-tout pour des éléments qui ne devraient techniquement pas être là. À titre d’exemple, nous avons même vu des pièces passer dans ce compte et qui étaient des retours de l’atelier plutôt que d’aller dans le compte prévu à cet effet.
Une des meilleures et des plus équitables façons que nous avons découvertes pour récupérer des fournitures, ce sont par les numéros d’ensembles — par exemple, sur un entretien des freins, la création d’un numéro d’ensemble à l’ordinateur comme BRK007 qui pourrait inclure des articles comme le nettoyant pour freins et la graisse. Si le client demandait ce que comprend l’ensemble, assurez-vous que les conseillers techniques sont en mesure de donner au client une liste imprimée pour qu’il voie ce pour quoi il paie.
Notre objectif est de garder ce compte à zéro, ou au moins sous les 2 % de la marge brute. Voici quelques-uns des articles que vous êtes susceptible d’y trouver : des outils d’usine; de petits outils et des conduites d’air qu’on ne peut pas amortir; des combinaisons de techniciens; du nettoyant pour freins; du silicone; et beaucoup d’autres consommables pour technicien.
Certains de ces éléments ont tendance à ajouter à la dépense mensuelle. De temps en temps, au moment de la tournée de l’atelier, nous voyons plus de fournitures sur ou sous les plans de travail qu’il n’y a dans le département des Pièces.
GARDER LES TECHNICIENS IMPUTABLES
Les techniciens doivent rendre des comptes sur les fournitures qu’ils utilisent — il est étonnant de voir combien de techniciens pensent qu’elles leur appartiennent. Un samedi matin, nous avons traversé l’atelier avec un panier et ramassé toutes les fournitures excédentaires sur les plans de travail. Le lundi matin, la réaction a été la suivante : « Qui a pris nos pièces ? » Par exemple, si un technicien veut un contenant de nettoyant à frein, il devrait se présenter avec son contenant vide d’abord. Chaque transaction doit être enregistrée sous le nom du technicien, soit par l’ouverture d’une demande de travail mensuelle à son nom ou par un système informatisé.
Il n’y a rien de mal à demander à chaque technicien combien de dollars de fournitures il utilise chaque mois, et il n’y a certainement rien de mal à demander à Joe pourquoi il en utilise toujours 30 % de plus que les autres membres du personnel. Souvent, quand on contrôle les dépenses, il est bon de laisser savoir au personnel que vous savez !
Si vous pensez toujours que ce n’est pas la peine de s’inquiéter, consultez les chiffres qui suivent et regardez vos états financiers.
Rappelez-vous, chaque dollar économisé dans ce compte va directement aux profits. Voici un exemple d’une concession de taille moyenne avec un Service dont la marge brute moyenne est de 150 000 $ par mois et des fournitures d’atelier comptant pour 2 % : 3 000 $ X 12 mois = 36 000 $ pour l’année, qui auraient tous pu se retrouver dans vos profits.
Alors, voici un autre exemple basé sur une marge brute de 150 000 $ et des fournitures d’atelier comptant pour 3,5 % : 5 250 $ = X 12 mois = 63 000 $ par an. N’oubliez pas, si vous ne mesurez pas, vous ne pouvez pas faire de gestion !
TRUC DU MOIS DE JAMES JR
Préparez une lettre très agréable et envoyez-la à tous vos fournisseurs; cette lettre pourrait se lire comme suit : « Nous vous avons apprécié vos services à titre de fournisseur au cours des dernières années, mais comme le marché actuel est devenu très difficile, nous vous demandons de reconsidérer vos prix actuels et de nous fournir un nouveau devis. » Vous pourriez être très surpris de la réduction des prix que vous pourriez obtenir de certains de vos fournisseurs.
