Aujourd’hui, avec la réalité du marché des véhicules d’occasion, le succès d’un département des véhicules d’occasion est étroitement relié à la vitesse d’exécution. Plus on est rapide et plus on a du succès. Mais pour être rapide et efficace, ça prend une structure et un processus rodés au quart de tour. Le marché des véhicules d’occasion est beaucoup trop rapide aujourd’hui pour ne pas avoir une structure et un processus clairs sinon vous serez comme un bateau sans gouvernail qui risque en tout temps de s’écraser sur les rochers. Et c’est ce qui arrive aujourd’hui à plus de la moitié des départements des véhicules d’occasion.
Pour vous aider à structurer votre département des véhicules d’occasion, je vous parlerai d’un élément clé au succès d’un département, le poste de secrétaire aux ventes dédié uniquement aux véhicules d’occasion.
Nous savons ce qui nuit le plus aux directeurs des ventes; c’est le côté clérical. Aujourd’hui, en raison de la réalité du marché en matière d’approvisionnement, il faut faire en sorte que le directeur touche le moins possible aux papiers et qu’il se concentre sur l’approvisionnement et la gestion de son équipe des ventes. Car c’est là, en gestion de son équipe des ventes qu’il est le plus rentable; actuellement, dans la plupart des départements, on délaisse cet aspect.
LE CHOIX D’UN CANDIDAT
Trouver un bon candidat, nous le savons tous, ce n’est pas une mince affaire, mais c’est possible. Souvent, le problème, c’est qu’on ne cherche pas au bon endroit ! Pour le choix d’un candidat au poste de secrétaire aux ventes, c’est toujours mieux de commencer votre recherche à l’interne. Choisir un livreur en place pour en faire un secrétaire aux ventes a donné d’excellents résultats. Cette personne était habituée à suivre de très près tous ses dossiers et à s’assurer que le véhicule soit prêt au moment de la livraison; et pour le poste de secrétaire aux ventes, ce sont des aptitudes très importantes.
Dans d’autres cas, nous avons pris un représentant aux ventes qui n’avait pas les aptitudes pour faire son travail, mais qui s’est révélé un excellent secrétaire. Il était seulement au mauvais endroit.
Essentiellement, votre candidat doit être à l’aise avec un ordinateur et, surtout, il doit être rapide. Plusieurs de ses tâches sont reliées à l’informatique; faire la saisie des véhicules sur les différents sites Internet, écrire le meilleur texte pour faire la promotion de vos véhicules, augmenter votre visibilité, transférer les photos et voir la concurrence, notamment.
Le candidat doit adorer la structure et le suivi, car c’est cette personne qui fera le suivi des nouveaux arrivages, s’assurera que la remise en état soit effectuée rapidement. Le candidat devra aussi cumuler les résultats d’achalandage, dénombrer les visiteurs, les téléphones et les demandes par Internet pour connaître l’efficacité de fermeture des représentants et il devra remettre les résultats sous forme d’un rapport quotidien au directeur des ventes.
La connaissance du domaine de l’automobile est un atout important, mais ce n’est pas obligatoire. Car plus le candidat connaît les véhicules, plus vos annonces sur les différents sites Internet seront personnalisées, ce qui rendra vos véhicules uniques et augmentera ainsi les chances de les vendre plus rapidement.
LE RÔLE CLÉ DU SECRÉTAIRE AUX VENTES
La tâche principale du secrétaire aux ventes est la gestion d’un nouvel arrivage. Être capable de mettre en ligne un nouvel arrivage le plus rapidement possible, sans être interrompu par un téléphone ou un client, est directement relié au succès d’un département. Plus on est rapide à mettre un véhicule en ligne plus vite on le vendra.
Imaginez à quel point un adjoint peut augmenter l’efficacité de votre département s’il réussit à inspecter le nouvel arrivage, à le prendre en photos, à le mettre en ligne avec un prix (validé par le directeur), à l’assigner au département du Service pour la remise en état, et tout cela avant même que le client qui remet le véhicule d’échange quitte votre concession avec son nouveau véhicule. Imaginez en plus que vous receviez un téléphone d’un acheteur qui vient de voir votre nouvel arrivage avant que l’ancien propriétaire quitte la concession. Vous pensez que c’est trop beau pour être vrai ? Détrompez-vous, c’est ce qui se passe aujourd’hui dans les concessions les plus performantes.
EXEMPLE D’UN PROCESSUS
Voici un exemple de processus qui fonctionne très bien à plusieurs endroits, mais que vous pouvez adapter à votre réalité :
- 1Quand le propriétaire du véhicule d’échange arrive à la concession pour prendre livraison de son nouveau véhicule, le livreur ou le vendeur doit appeler le secrétaire aux ventes ou le directeur pour qu’il puisse effectuer l’inspection du véhicule afin de s’assurer que tout correspond à la fiche de l’évaluation (pneus d’hiver, pare-brise réparé, deux clés…).
- Le secrétaire aux ventes doit prendre le dossier du véhicule d’échange.
- Faire l’essai routier.
- Mettre de l’essence si nécessaire.
- Identifier le deuxième jeu de pneus et l’entreposer.
- Prendre la première photo et mettre la photo indiquant « Nouvel arrivage, photos à venir ».
- Remplir le bon de préparation des véhicules pour la remise en état mécanique et esthétique. Le secrétaire aux ventes doit faire approuver le bon de remise en état par le directeur des ventes.
- Le secrétaire aux ventes doit faire approuver le prix de vente du véhicule par le directeur.
- Mettre en ligne les nouveaux arrivages, description, texte personnalisé et prix.
- Imprimer la feuille de vitre et la placer bien en vue dans le nouvel arrivage.
DÉPENSE OU INVESTISSEMENT ?
Évidemment, quand on parle de l’embauche d’un secrétaire aux ventes, on parle d’un nouveau salaire et, pour un propriétaire qui est en déficit, un nouveau salaire n’est vraiment pas une bonne idée. Mais il faut regarder le tout différemment.
Imaginez que, grâce à votre secrétaire aux ventes, les véhicules sont en ligne dans la première heure et non dans plusieurs jours parce que votre directeur est débordé, que le dossier s’est perdu, que la personne responsable à la comptabilité est débordée ou absente et n’a pas le temps de vous descendre le dossier avant quelques jours, que vos véhicules ne sont pas annoncés correctement et, surtout, sans photo avant deux semaines car le service a trop de travail !
Habituellement le salaire d’un secrétaire aux ventes sera entre 35 000 et 40 000 $. Pour rentabiliser ce salaire, pensez que, en moyenne, le coût par jour pour garder un véhicule d’occasion est de 27 $. Ainsi, vendez vos véhicules 5 jours plus rapidement à un volume de 300 véhicules, et le tour est joué. Vous voulez recouvrer votre investissement plus vite ? En voilà une façon. Et en plus, imaginez le temps que votre directeur aura pour augmenter la rentabilité de votre département ! C’est clair le secrétaire aux ventes n’est plus une dépense mais un investissement.
On me demande fréquemment comment font les meilleurs. Voici une partie de la réponse. Ils ont des processus clairs et efficaces, et l’embauche d’un secrétaire aux ventes fait partie de leur structure. Une chose est certaine dans la réalité d’aujourd’hui, vous devez absolument trouver un moyen de retirer le travail clérical à votre directeur des ventes de véhicules d’occasion car il est beaucoup plus rentable à effectuer d’autres fonctions. En terminant, c’est à vous de choisir si cette structure est seulement pour les autres ou bien votre but pour cette année. N’oubliez pas, c’est vous qui êtes le capitaine de votre navire.
