Au cours de la dernière année, de nombreuses fuites de données personnelles sont survenues auprès d’entreprises privées et publiques. Les préjudices en résultant se font déjà sentir, qu’on pense simplement aux multiples cas de fraude et d’usurpation d’identité dont il est largement fait mention dans les médias. Puisque l’achat d’une automobile impose nécessairement au client la communication de renseignements personnels le concernant, nous jugeons opportun de faire le point sur les obligations légales de la concession en ce qui a trait à la protection de ces renseignements personnels. Ainsi, il sera brièvement question de ce qui constitue un renseignement personnel. Par la suite, les diverses obligations imposées à une entreprise privée ainsi que les droits de la personne concernée seront examinées plus en profondeur.
Précisons d’abord que, au Québec, le droit général au respect de la vie privée est de portée quasi constitutionnelle. C’est ce qui explique que le domaine de la protection des renseignements personnels soit fortement légiféré. En effet, celui-ci est notamment établi et régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « Loi ») ainsi que par le Code civil du Québec. Mais comment savoir quelle information doit être considérée comme étant un renseignement personnel ? Dans le but de protéger adéquatement la vie privée, le Législateur en a établi une définition très large. Par conséquent, toute information portant sur une personne et permettant de l’identifier, son nom, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son numéro de permis de conduire, constitue un renseignement personnel. Il est, par ailleurs, prévu que ce dernier soit confidentiel, ce qui implique que la personne concernée doit consentir expressément à sa communication à des tiers.
« À noter que, peu importe la nature du support ou la forme sous laquelle sont accessibles les renseignements personnels détenus par la concession, la Loi s’applique. »
Voyons maintenant les obligations qui incombent à toute concession quand elle recueille, détient, utilise ou communique à des tiers des renseignements personnels à l’occasion de l’exploitation de son entreprise. À noter que, peu importe la nature du support ou la forme sous laquelle sont accessibles les renseignements personnels détenus par la concession, la Loi s’applique.
D’abord, la collecte d’information doit être faite de manière consentante, considérant que la Loi prévoit que l’autorisation du client doit être non équivoque et donnée à des fins déterminées. Également, dès le stade préliminaire de la constitution d’un dossier, il faut y inscrire la raison visée. Celle-ci pourrait, par exemple, être pour l’obtention du financement du véhicule. La collecte d’information doit de plus s’effectuer, sauf exception ou consentement manifeste, directement auprès de la personne concernée et non pas auprès de tiers.
Ensuite, puisque les renseignements recueillis sont de nature confidentielle, la concession a le devoir de prendre toutes les mesures de sécurité raisonnables propres à en assurer la protection. Concrètement, la concession pourrait, notamment, prévoir que les rencontres visant la collecte de renseignements personnels se déroulent dans des locaux fermés de façon à prévenir, dans la mesure du possible, toute fuite. Les dossiers devraient également être rangés au fur et à mesure et conservés sous clé. En effet, la concession doit s’assurer que l’information confidentielle conservée aux dossiers ne soit pas accessible à ses employés, à moins que cela ne soit nécessaire à l’exercice de leurs fonctions, à l’exécution de leurs mandats ou de leurs contrats.
« la concession doit s’assurer que l’information confidentielle conservée aux dossiers ne soit pas accessible à ses employés, à moins que cela ne soit nécessaire à l’exercice de leurs fonctions, à l’exécution de leurs mandats ou de leurs contrats. »
La personne concernée par les renseignements personnels recueillis par une entreprise peut, en tout temps, demander l’accès au dossier constitué sur elle. Quand une telle demande est formulée, la concession doit confirmer l’existence du dossier en plus d’offrir avec diligence la possibilité de le consulter gratuitement, sauf rares exceptions, notamment si elle parvient à démontrer un intérêt sérieux et légitime au refus. Des frais raisonnables pourraient néanmoins être facturés quand la personne exige, par exemple, d’obtenir des copies ou demande leurs envois.
Vous aurez compris de ce qui précède que les renseignements personnels portant sur autrui, en raison de leur nature confidentielle, ne peuvent pas être divulgués à un tiers sans l’autorisation de la personne concernée, à moins que la Loi ne prévoie autrement. Finalement, sachez que les contrats de vente de la Corporation des concessionnaires d’automobiles du Québec (ci-après : « CCAQ ») contiennent une clause portant sur la communication des renseignements personnels satisfaisant aux exigences de la législation applicable en la matière et permettant de protéger adéquatement les intérêts légaux de la concession.
Somme toute, le présent texte n’est qu’un survol des principaux aspects juridiques régissant la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Considérant que le fait de ne pas se conformer à l’une ou l’autre des dispositions de la Loi peut entraîner de lourdes conséquences financières en raison des dispositions pénales prévoyant des amendes allant de 1 000 à 100 000 $, nous vous suggérons de faire appel à un avocat de la CCAQ pour tout complément d’information.
