POUR MAINTENIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE ET LA PERFORMANCE
Pour certains directeurs des ventes, la mise en place d’une réunion des ventes est une tâche ardue et redondante. Ceux qui, avant d’être directeur des ventes, détestaient le fait qu’il était obligatoire de s’y présenter, n’en font tout simplement pas.
Pour les nouveaux directeurs des ventes qui n’ont jamais été inspirés par les maîtres motivateurs d’une réunion des ventes, auront une certaine problématique à inculquer toute l’importance d’une telle réunion, croyant qu’ils se doivent d’être la seule source d’inspiration qui motivera les troupes vers les résultats attendus de la concession.
LA FRÉQUENCE ET LA JOURNÉE
Comment trouver un juste milieu entre ne pas se sentir redondant et effectuer une réunion des ventes tous les trimestres. J’ai aussi quelques concessionnaires qui ont le syndrome de la trop petite équipe pour planifier une réunion. C’est vrai qu’il est plus facile pour eux de relier l’information au fur et à mesure. Oui, je comprends que l’accès à l’information est plus simple, par contre, le fait de tenir une réunion peut d’une certaine façon les sortir de leur quotidien et contribuer ainsi à une atmosphère et à un esprit d’équipe.
Le lundi, le mardi ou un autre jour ? Sincèrement je crois qu’une bonne réunion des ventes demande la participation de l’ensemble des membres de l’équipe. Elle demande aussi une bonne préparation de l’ordre du jour avec les divers intervenants.
Si votre horaire de plancher permet à certains membres de votre équipe d’allonger leurs week-ends, dans ce cas, il serait dommage de leur exiger d’être présent à la réunion des ventes un lundi matin.
Je prône la tenue des réunions des ventes le mardi matin. Et ces réunions ne devraient pas dépasser une heure. Le mardi est plus propice à la préparation de la réunion et à la présence de tous. Elle vous permet d’être mieux préparé et d’avoir la chance de jeter un œil sur le sujet aux fins d’approbation du matériel que vos divers intervenants apporteront à votre réunion des ventes.
CONTENU ET SUJETS
Assurez-vous que les membres de l’équipe qui assistent à la réunion arrivent prêts et disposés à prendre des notes sur les différents points à l’ordre du jour. Il est important que chacun ait en sa possession un cartable ou un folio contenant les différentes notes des dernières réunions des ventes.
J’ai toujours dit : « Mes vendeurs sont sourds, mais savent tous lire ». Souvenez-vous que vos paroles s’envolent, mais que vos écrits restent. Sans pour autant écrire un livre de minutes, vous devriez maintenir une copie d’extra des ordres du jour et une copie des notes des différents intervenants sur leur exposé pour mettre au diapason les nouveaux membres de votre équipe afin de faciliter leur intégration.
QUELQUES NOTES ET CONSIGNES
Soyez conscient et respectueux du temps que les membres de votre équipe vous octroient; sachez que, dans certaines situations, ils ont dû changer la routine de toute leur petite famille pour être présents à la réunion. Soyez intègre et débutez à l’heure. Fermer la porte en signe de respect pour ceux qui y sont. Assurez-vous de loger les retardataires.
Distribuez votre ordre du jour, gardez toujours un point varia ouvert. Une réunion des ventes devrait se tenir en amont et en aval. Les gens font des efforts pour se présenter et, s’ils ne peuvent s’exprimer, vous aurez vite une salle remplie de membres désintéressés aux regards vides.
Aux varia, notez les points que les membres de votre équipe aimeraient discuter, souvenez-vous d’éviter les débats, vous n’aurez pas l’obligation de donner une décision finale sur-le-champ. Prenez un temps de réflexion afin d’analyser les demandes et de présenter une décision réfléchie lors de la prochaine réunion, dans le meilleur intérêt de l’ensemble de l’équipe et de la concession.
QUI A DROIT DE PAROLE
La participation de plusieurs intervenants demande qu’on s’en tienne à l’ordre du jour avec rigueur, vous êtes en droit d’exiger que les intervenants qui participent à la réunion y soient eux aussi prêts et, surtout, documentés pour les membres de l’équipe
Département des Ventes
- Estimer le rythme des ventes en rapport avec l’achalandage;
- Laisser les membres de votre équipe des ventes exprimer leurs résultats de ventes, la moyenne des taux de conclusion, etc.;
- Présenter la publicité en cours du fabricant et de la concession;
- Réviser les programmes de rabais en cours;
- Réviser la situation de l’inventaire (identifier les plus vieux stocks des prochains arrivages en concession).
Département de commercialisation F&A
- Présenter les meilleurs taux du marché;
- Processus de présentation au département;
- Résultats des performances par membre de l’équipe des ventes;
- Renforcer les objectifs émis par la direction;
- Renforcer les produits de rétention pour les vendeurs.
Département de l’Internet – média sociaux – demandes par Internet
- Suivi et temps de réponse des demandes par Internet;
- Mise à jour de la page Facebook du concessionnaire;
- Mise à jour de la Page Twitter du fabricant et de la concession;
- Validation des publicités Web concessionnaires contre fabricant.
Assurez-vous que votre message passe et soit retenu
Ayez un moment consacré à l’aspect de la formation et du développement des compétences de votre équipe des ventes, préparez 4 ou 5 questions sur ce que vous croyez être essentiel d’avoir retenu lors de la réunion; c’est aussi un excellent outil pour revenir sur la dernière réunion des ventes.
Votre salle de réunion n’est pas une chambre aux tortures ou l’on réprimande les membres de l’équipe. Pour tout aspect négatif, demandez à rencontrer individuellement les personnes concernées après la réunion et soyez en présence d’un autre membre de la direction.
Souvenez-vous que votre rôle lors d’une réunion est de tirer le maximum de chacun afin qu’ils performent. Assurez-vous que, lors de la sortie de votre réunion des ventes, ils auront tout simplement envie escalader les plus hauts sommets pour vous.
D’accord ou pas, j’aime lire vos commentaires par l’entremise du courriel : mlabbe@prospecvente.com
Là-dessus, bonne réunion !
