L’absence d’un employé occasionne de nombreux désagréments pour une entreprise, qu’on pense notamment aux coûts liés au remplacement de cette main-d’œuvre, à la baisse de productivité, à la surcharge de travail pour les autres employés et à l’augmentation des coûts de l’assurance collective ou des cotisations à la CNESST. Cela étant, il est pertinent pour l’employeur de savoir gérer de manière efficace l’absentéisme au travail, de façon à favoriser la présence au travail des employés.
En premier lieu, avant de plonger dans le vif du sujet, il importe de faire la distinction entre l’absentéisme fautif et non fautif puisque la gestion de chacun diffère grandement. Ainsi, constituent notamment un absentéisme fautif les absences non justifiées ou non autorisées, les retards, les départs hâtifs et la prolongation des pauses. À l’inverse, l’absentéisme non fautif concerne les absences résultant de l’état de santé de l’employé, notamment la maladie ou la dépendance.
Pour les cas d’absentéisme fautif, il suffira de les gérer à l’aide de l’approche disciplinaire. Pour plus de détails concernant cette approche, nous vous invitons à prendre connaissance du texte La gradation des sanctions, paru dans l’édition d’avril dernier d’Affaires automobiles.
« Il est pertinent pour l’employeur de savoir gérer de manière efficace l’absentéisme au travail, de façon à favoriser la présence au travail des employés. »
Le contrôle de l’absentéisme non fautif est toutefois un peu plus complexe. Le présent texte survolera brièvement les congés prévus par la Loi et abordera ensuite la possibilité d’exiger un certificat médical ainsi que le contenu auquel l’employeur a droit de même que les recours du salarié.
D’abord, il faut savoir que la Loi sur les normes du travail (LNT) prévoit de nombreux congés aux salariés. Il y a, bien sûr, les jours fériés, le congé annuel, le congé pour maladie, mais plusieurs autres congés sociaux, notamment ceux à l’occasion d’un décès ou de funérailles, d’un mariage ou d’une union civile, d’examens de grossesse, d’une naissance, d’une paternité, d’une maternité ainsi que les congés parentaux et ceux qui sont prévus pour remplir des obligations familiales. En plus de ces principaux congés, nombreuses sont les lois qui permettent des absences additionnelles. Il est donc facilement possible de s’y perdre. Néanmoins, il importe de retenir que, essentiellement, ces congés ou des droits d’absence sont expressément prévus par la législation applicable au Québec, de sorte que l’employeur n’a peu ou pas de contrôle, outre le pouvoir d’en vérifier l’authenticité par l’analyse des conditions d’admissibilité. Par contre, peu importe le motif de l’absence, l’employé conserve l’obligation de payer sa part de prime d’assurance collective sans quoi l’employeur pourra résilier la couverture d’assurance après un avis.
Quand les absences sont en lien avec l’état de santé du salarié, l’employeur dispose d’une certaine latitude quant à leur gestion. Il est, en effet, dès lors possible pour l’employeur, sous certaines conditions et en vertu de ses droits de direction, d’exiger une justification à l’absence, souvent sous la forme d’un certificat médical. Effectivement, dans le cadre d’un contrat de travail, l’employé s’engage notamment à fournir une prestation de travail, ce qu’il n’est pas en mesure de faire en étant absent. L’employeur est donc en droit d’exiger une justification lui permettant minimalement d’établir l’incapacité pour l’employé d’exercer ses fonctions, la durée prévisible de l’absence au travail afin de pouvoir effectuer efficacement un remplacement ainsi que le motif de l’absence. Bien que l’information concernant la santé d’un employé soient considérée comme confidentielle puisqu’elle relève de sa vie privée, il n’en demeure pas moins que l’employeur a un certain droit d’accès. Néanmoins, il a en contrepartie l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour protéger les renseignements confidentiels ainsi recueillis.
Enfin, l’absence d’un employé peut causer diverses difficultés à l’employeur, qui pourrait parfois être tenté de les régler en mettant fin au lien d’emploi. Toutefois, avant de prendre une telle décision, il importe de bien analyser les circonstances particulières de chaque dossier. À défaut, l’employeur risque d’avoir de mauvaises surprises qui pourront lui coûter cher, très cher. En effet, plusieurs recours sont à la disposition d’un employé en cas de congédiement, de sanctions ou de modifications au contrat de travail. Très brièvement, il est interdit à l’employeur d’exercer une mesure discriminatoire, des représailles ou toute autre sanction à l’encontre d’un salarié pour le motif qu’il a exercé un droit prévu à la LNT ou à la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. De même, si l’employé justifie de deux ans de service continu au sein de l’entreprise, il ne peut être congédié sans une cause juste et suffisante. Dans ces cas, l’employé pourra déposer une plainte à la Commission des normes de l’équité de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). Quand une plainte est considérée comme fondée à première vue, l’employé sera représenté par un procureur de la CNESST, et ce, gratuitement, ce qui n’est évidemment pas le cas pour l’employeur qui aura à défendre ses intérêts légaux. À défaut de pouvoir convaincre le tribunal que la plainte n’est pas fondée, l’employeur pourra se voir condamner à payer des dommages-intérêts y compris le salaire perdu entre le congédiement et le jugement, des dommages punitifs et dans certaines situations, à réintégrer le salarié dans ses fonctions.
En outre, le présent texte n’est qu’un survol des principaux aspects pratiques de la gestion de l’absentéisme, pour les employés non syndiqués ou en l’absence de dispositions particulières dans la convention collective. Nous vous suggérons de faire appel à un avocat pour tout complément d’information.
