Plusieurs traitements fiscaux sont importants à connaître lors du traitement de la paie des employés, que ce soit au moment de l’embauche ou en cours d’emploi. Voici un sommaire de certaines règles pouvant être utiles aux employeurs.
Embauche d’un employé
Afin de rendre une offre d’emploi attrayante, les employeurs proposent divers avantages. Certains de ceux-ci entraînent toutefois des conséquences fiscales pour l’employé, qu’il est important de lui communiquer.
Stationnement fourni par l’employeur
Lorsqu’un stationnement gratuit est fourni, un avantage imposable correspondant à sa juste valeur marchande, incluant la TPS et la TVQ, doit être ajouté au revenu de l’employé.
Aucun avantage imposable ne s’applique dans les situations suivantes :
- le stationnement est offert selon le principe du premier arrivé, premier servi et le nombre de places est nettement insuffisant pour l’ensemble des employés ;
- le stationnement n’a pas de juste valeur marchande (ex. : stationnement de centre commercial) ;
- l’employé a régulièrement besoin d’un stationnement dans le cadre de ses fonctions (en moyenne trois jours sur cinq par semaine).
Passe de transport en commun
La passe de transport en commun payée par l’employeur constitue un avantage imposable au fédéral seulement.
Cotisation professionnelle
Le paiement par l’employeur de la cotisation professionnelle de l’employé représente un avantage imposable au provincial, incluant les taxes, à l’exception de la portion liée à l’assurance professionnelle.
Abonnement à un club sportif
Lorsque l’employeur paie un abonnement à un centre de conditionnement physique ou à un club sportif, cela constitue un avantage imposable. Toutefois, cet avantage n’est pas imposable si l’installation est accessible à tous les employés sans exception ou si l’adhésion est principalement au bénéfice de l’employeur.
Frais payés en cours d’emploi
Frais de formation
Les frais de formation engagés dans le cadre des fonctions de l’employé ne constituent pas un avantage imposable.
Formation personnelle ou activités
Si la formation payée n’est pas liée à l’emploi, un avantage imposable doit être ajouté au revenu de l’employé. Le même principe s’applique aux activités personnelles financées par l’entreprise (ex. : participation à un marathon) lorsque celles-ci ne sont pas offertes à l’ensemble des employés.
Automobile fournie par l’employeur
La mise à disposition d’une automobile entraîne généralement un avantage imposable. Sans entrer dans le détail des calculs, certains éléments doivent être pris en considération.
Un registre des déplacements doit être tenu par l’employé afin de distinguer l’utilisation personnelle de l’utilisation à des fins professionnelles. Ce registre doit être remis à l’employeur au plus tard le 10 janvier de l’année suivante ou dans les dix jours suivant le retour du véhicule. À défaut, une pénalité de 200 $ peut s’appliquer. Le registre doit notamment indiquer :
- les lieux de départ et de destination ;
- le nombre de kilomètres parcourus ;
- la justification professionnelle des déplacements ;
- le nombre total de jours où le véhicule a été mis à disposition ;
- le nombre total de kilomètres parcourus.
Il est également possible de réduire l’avantage imposable par la renonciation au contrôle du véhicule, par exemple durant les vacances. L’employé doit alors retourner le véhicule sur les lieux de travail et remettre les clés à l’employeur.
Enfin, sous certaines conditions (utilisation à plus de 50 % à des fins professionnelles et demande écrite avant le 31 décembre), l’employé peut opter pour le calcul facultatif des frais de fonctionnement, basé sur 50 % des droits d’usage plutôt que sur les kilomètres personnels parcourus.
Prêt personnel
Lorsqu’un employeur accorde un prêt sans intérêt ou à un taux inférieur au taux prescrit par le gouvernement fédéral, l’employé reçoit un avantage imposable calculé selon le taux prescrit en vigueur, lequel est révisé trimestriellement.
Conclusion
Les avantages imposables présentés ci-dessus sont parmi les plus courants, mais ils ne sont pas les seuls. Les employeurs doivent demeurer vigilants lors de l’octroi d’avantages, car une mauvaise interprétation peut entraîner des conséquences financières tant pour l’employé que pour l’employeur.
