DERNIÈRE CHANCE DE POUVOIR COMMUNIQUER PAR COURRIEL AVEC TOUS VOS CLIENTS
L’entrée en vigueur de la Loi canadienne antipourriel est imminente. C’est pourquoi nous vous suggérons fortement de mettre à jour vos listes informatiques et d’expédier un courriel à tous vos clients afin d’obtenir leur consentement et ainsi de pouvoir continuer de communiquer avec eux à l’avenir.
En vertu de cette nouvelle Loi, l’envoi d’un message électronique commercial est interdit à moins que le destinataire y ait consenti explicitement ou tacitement. La définition de message électronique correspond à un message envoyé par tout moyen de télécommunication, notamment un message textuel, sonore, vocal ou visuel. Les messages électroniques engloberaient les affichages sur Facebook et les autres sites de médias sociaux. La Loi vise toute adresse utilisée relativement à la transmission de messages électroniques que ce soit à un compte courriel, à un compte de messagerie instantanée, à un compte de téléphone ou à tout autre compte similaire.
La Loi vise donc les communications électroniques non sollicitées, mais s’attaque également au vol d’identité, à l’hameçonnage, aux logiciels espions, aux virus qui nuisent à l’accessibilité, à la fiabilité, à l’efficience et à l’utilisation optimale des moyens de communication électroniques dans le cadre des activités commerciales, qui entraînent des coûts supplémentaires pour les entreprises et les consommateurs, compromettent la vie privée et la sécurité des renseignements confidentiels et, en définitive, mine la confiance des Canadiens concernant l’utilisation des moyens de communication électroniques.
De façon générale, un message électronique commercial est un message électronique dont il est raisonnable de conclure, vu son contenu, le contenu de tout site Web ou de toute autre banque de données auquel il donne accès par hyperlien ou l’information qu’il donne sur la personne à contacter, qu’il a pour but, entre autres, d’encourager la participation à une (ou des) activité(s) commerciale(s).
Ainsi, le message électronique qui offre une possibilité d’affaires ou d’investissement, qui comporte une offre d’achat, de vente ou de louage d’un produit, d’un bien ou d’un service est un message visé par la Loi. Il en est de même d’un message électronique commercial qui fait l’annonce ou la promotion d’un produit, bien ou service.
La Loi ne s’applique toutefois pas aux messages électroniques envoyés aux fins d’observation de la Loi ou de la sécurité publique, aux messages échangés entre des personnes qui ont, entre elles, des liens familiaux ou personnels, aux messages qui constituent une demande de renseignement (ex. : le concessionnaire qui répond à une demande de renseignements ou de prix faite par le client), aux messages qui donnent des renseignements en matière de garantie, de rappel et d’avis de sécurité, aux messages relatifs à une relation d’emploi, aux messages qui consistent en des communications vocales bilatérales qu’ont entre elles, en direct, des personnes physiques et aux messages envoyés par télécopieur à un compte de téléphone.
Lorsque la Loi antipourriel sera en vigueur, vous ne pourrez plus entrer en communication, sous peine d’amende, avec vos clients qui ne font plus affaire avec vous depuis deux ans ou plus. Évidemment, vous pourrez continuer de communiquer alors avec ces clients de deux ans ou plus par courrier. Il est donc très important d’écrire immédiatement à tous vos clients leur demandant s’il désire continuer ou non de recevoir vos envois, lesquels envois, avec vos fournisseurs informatiques ou votre équipe des TI, vous permettront d’obtenir le consentement électronique ou non du client visant à continuer de recevoir pour l’avenir vos communications par courriel. Évidemment, vous verrez à conserver précieusement dans vos fichiers informatiques les consentements électroniques que vous aurez obtenus. Il est également souhaitable de rappeler à vos clients que, s’ils ne désirent plus recevoir vos communications par courriel, vous verrez à retirer leur nom de votre liste d’envoi dès l’entrée en vigueur de la nouvelle Loi antipourriel les privant ainsi de l’envoi futur de courriels liés à des événements, des promotions en cours, des rabais ou un bulletin d’information destinés à vos clients. Lorsque la Loi antipourriel sera en vigueur, il vous sera interdit de communiquer par courriel avec les clients qui n’ont pas fait affaire avec vous depuis deux ans ou plus, autrement qu’en faisant affaire avec des firmes spécialisées qui verront alors à requérir le consentement exprès du client, service qui pourrait devenir très onéreux.
Lorsque le consentement exprès est demandé, il doit en effet être spécifique à une demande en particulier. La loi prévoit que quiconque entend obtenir le consentement exprès d’une personne doit, quand il le demande, énoncer en termes simples et clairs, les renseignements suivants :
i. Les fins auxquelles le consentement est sollicité;
ii. Les renseignements réglementaires permettant d’identifier la personne qui sollicite le consentement et, s’il est sollicité au nom d’une autre personne (ex. le concessionnaire qui fait affaire avec un tiers spécialisé dans l’envoi de courriels de masse), les renseignements réglementaires (non encore disponibles) permettant d’identifier celle-ci;
iii. Tout autre renseignement précité par le règlement (encore non disponible).
En définitive, mieux vaut agir avant l’entrée en vigueur de la Loi.
