Quand j’ai à intervenir auprès des directeurs des ventes, souvent je constate qu’ils ont, pour la plupart, le syndrome du « j’aime mieux tout faire moi-même ! ». Ainsi, certaines personnes croient qu’elles sont importantes simplement parce qu’elles sont occupées. Après tout, les gens occupés ne sont-ils pas des gens importants ? Non, ils sont tout simplement occupés. Et dans la majeure partie de leur temps, ils effectuent des tâches qui leur rapportent peu, qui ne font pas partie de leurs priorités; et souvent ce sont des tâches qu’ils n’aiment pas. Et par la suite, ils se plaignent qu’ils n’ont pas le temps d’utiliser de nouvelles procédures qui amélioreraient considérablement l’efficacité de leur département. Ils passent tellement de temps à des tâches de moindres importances qu’ils n’ont plus le temps et l’énergie pour trouver et développer de nouvelles idées. La solution à ce problème consiste à déléguer, mais il faut le faire efficacement. Donc voici quelques méthodes pour déléguer efficacement.
Pour commencer, il faut dresser une liste de toutes les tâches à effectuer pour le bon fonctionnement du département. Ensuite, il faut cibler les tâches les plus importantes à la réalisation des objectifs de l’entreprise et de vos objectifs personnels. Votre liste ne devrait pas compter plus de 4 à 5 tâches, et, évidemment, c’est à ces 4 ou 5 activités que vous devriez consacrer le plus clair de votre temps. Tout le reste, vous devriez le déléguer. Ensuite, inscrivez toutes les autres tâches qui rapportent le moins, mais qui ont leur raison d’être pour le bon fonctionnement du département. Habituellement, ce sont des tâches répétitives. Par la suite, faites une réunion avec les membres de votre équipe et expliquez à vos collègues de travail les différentes tâches à déléguer. Par la suite, demandez un volontaire pour chaque tâche. Habituellement, les gens se porteront volontaires pour les tâches qui les intéressent le plus. Puisque cette tâche ne leur sera pas imposée, ils seront ainsi plus motivés et s’y consacreront davantage.
Aussi, expliquez toujours clairement et dans les moindres détails les tâches à effectuer. Donnez des directives claires et précises. Exprimez vos attentes en termes de quantité et de qualité. Soyez surtout très précis quant à la date d’échéance. Pour être bien certain que votre demande a été bien comprise, n’oubliez toutefois pas de demander à l’autre personne de vous répéter, dans ses propres mots, ce que vous lui avez dit. Prenez le temps nécessaire pour expliquer correctement la tâche à effectuer. S’il y a échec à la délégation, c’est bien souvent parce qu’il y a échec à la formation. Aussi, faites un certain suivi à l’occasion pour vous assurer que la tâche demandée s’effectue selon les attentes.
Par la suite, n’oubliez surtout pas d’expliquer à vos collègues les bénéfices qu’ils retireront des tâches déléguées. Plus les gens feront le lien entre la tâche que vous leur demandez d’effectuer et le ou les bénéfices anticipés, une promotion probable, par exemple, plus ils seront réceptifs et motivés à accomplir les tâches déléguées. Déléguez-leur non seulement des tâches déplaisantes mais également des tâches intéressantes. En déléguant des tâches intéressantes de temps à autre, plutôt que d’avoir des collègues qui nourrissent du ressentiment à votre égard, vous aurez des collègues qui vous auront en haute estime et qui vous le rendront en productivité accrue. N’oubliez pas de complimenter vos collègues quand vous leurs déléguez des tâches et récompensez-les toujours pour le travail bien fait. On dit d’un collègue considéré qu’il est un collègue motivé.
Les gens qui ont du succès ont compris qu’ils ne peuvent pas tout faire eux-mêmes. Ils ont dû apprendre à déléguer, à faire confiance à d’autres pour des tâches de moindre importance afin de concentrer leurs efforts sur ce qui est le plus rentable pour eux à tous les niveaux de leur vie. En terminant, ce n’est pas de travailler fort qui compte, mais bien de travailler intelligemment. Rappelez-vous toujours que, plus on est intelligent en affaires, moins on a besoin de travailler fort, moins on est stressé et plus on produit. Ce n’est pas la quantité qui importe, mais bien plutôt la qualité. Bon succès !
