COMMUNIQUER AVEC COURTOISIE
Vous vous souvenez de ce message publicitaire à la télévision, dans lequel la dame informe le commis d’une entreprise d’Internet que tout ce qu’elle veut c’est son « petit courriel » ?
Ceci démontre combien ce média de communication est devenu essentiel pour la majorité des gens. Ce n’est plus seulement que la communauté d’affaires, mais bien l’ensemble de la population qui délaisse peu à peu le téléphone pour le courriel.
Le courriel permet d’aller droit au but, d’informer, d’inciter à l’action et de conserver une référence ou une preuve pour le futur.
Ce qu’il faut savoir sur le courriel, c’est qu’il comporte certaines règles de base.
Oui le courriel est un dérivé de ses ancêtres que sont le code « Morse » et le télégramme. Par contre, le courriel est plus évolué, et la courtoisie en fait partie de façon que notre message soit bien perçu. Ainsi, le danger avec les courriels, c’est que nous ne pouvons pas être certains de la perception du ton que le lecteur en fera lors de sa lecture. C’est pour cela qu’il faut quelques explications d’usage et, surtout, beaucoup de courtoisie afin que notre lecteur puisse comprendre l’essence de notre message.
QUELQUES RÈGLES DE BASE
L’usage des majuscules
Sachez qu’en langage informatique et dans un courriel, quand on utilise des MAJUSCULES, cela signifie qu’on CRIE… ce qui n’est pas très très gentil.
Le ou les destinataires
Quand vous ajoutez un récipiendaire de courriel, son adresse de courriel est insérée dans le champ de votre courriel « À : ». En principe, c’est pour un message direct que nous acheminons un courriel à une personne principale. S’il doit y avoir plus d’un récipiendaire principal, assurez-vous qu’ils soient ajoutés dans la section « À : ». Dans ce cas, vous devez vous adresser à tous dans votre salutation.
Quelques petits exemples :
• Bonjour Marc, (si le contact est une personne proche);
• Bonjour M. Labbé, (si vous désirez garder un certain professionnalisme avec votre contact);
• Bonjour à vous tous, (si vous adressez votre courriel à plusieurs contacts en même temps);
La fonction « CC : »
La fonction « CC : » veut dire en copie conforme. Ainsi, vos contacts ajoutés en « CC : » verront comme message en haut du courriel « Vous avez été mis en copie ». Pour certains, ceci veut dire « pour votre information seulement ».
La fonction « CCI : »
La fonction « CCI : » veut dire en copie cachée ou copie conforme invisible. Ainsi, les contacts placés dans les champs « À : » et « CC : » qui reçoivent un courriel ignorent que des destinataires l’ont reçu en « CCI : ».
Assurez-vous que cette fonction soit utilisée à bon escient. Réfléchissez à la pertinence de cacher un ou plusieurs récipiendaires du courriel aux autres destinataires.
L’OBJET : LE SUJET DU COURRIEL
Le champ « Objet » ou « Sujet » est primordial. Il sert de motivation pour votre contact à ouvrir ou pas votre courriel. Ne vendez pas la mèche dans votre sujet et évitez les longues phrases. Respectez cette petite règle : l’objet ne devrait pas être composé de plus de quatre mots.
Si votre courriel est important, il existe une fonction dans votre service de messagerie par courriel qui permet de marquer un courriel comme « Important ». Quand vous utilisez ce marqueur, un point d’exclamation (!) en rouge s’affichera à côté de votre message.
Il existe aussi une option pour recevoir un « Accusé de réception » qui vous indiquera que votre courriel s’est bien rendu à destination. Enfin, il y a aussi un « Accusé de lecture » qui demande aux récipiendaires de votre courriel de confirmer qu’ils ont bien pris connaissance de votre courriel.
L’ENTRÉE EN JEU
Débutez en saluant le récipiendaire de votre courriel. Comme mentionné plus haut, la courtoisie est de mise dans nos courriels de façon que le récipiendaire de notre courriel puisse le lire sur la bonne teneur.
Bonjour Marc / Bonsoir Marc / Bon matin Marc, etc.
Le corps de votre message
Dans la composition de votre courriel, respectez votre lecteur, évitez d’écrire sur une seule ligne de trop longues phrases dans un même bloc de paragraphes, sans virgule et sans point. Souvenez-vous du temps de l’école sur la composition d’une phrase : Sujet; verbe; complément. En 2013, ça tient toujours !
Comme petite règle de base, essayez de composer des lignes d’environ 6 à 8 mots, faites ensuite un retour de ligne et ne faites pas des paragraphes de plus de 3 ou 4 lignes. Il faut penser aujourd’hui aux téléphones intelligents afin de faciliter la lecture. Si votre message est trop compact, le récipiendaire de votre courriel ne pourra pas ou n’aura pas envie de le lire sur son téléphone et il attendra d’être devant son ordinateur pour en prendre connaissance. Cela peut retarder l’envoi de l’information demandée.
Après une bonne salutation, donnez une très brève explication de votre courriel :
• Je vous écris ce matin pour…
• Je prends le temps de communiquer avec vous pour…
Souvenez-vous, le ton doit être courtois et pas agressant. Par la suite, présentez la raison principale de l’envoi de votre courriel. Il est préférable d’utiliser un paragraphe par demande et de ne pas demander plus de deux choses dans le même courriel, car les gens auront tendance à oublier la troisième demande.
Demandez de faire une action
Dans votre courriel, assurez-vous que vous demandez à votre récipiendaire de faire une action :
• Dans l’attente de…
• J’apprécierais une réponse de votre part…
Terminez votre courriel avec une phrase de courtoisie et souhaitez-lui une bonne journée :
• Je vous remercie de l’intérêt porté à ma demande
• Je vous souhaite une bonne journée
• Bien à vous
• Je demeure…
Votre signature
Il est important de bien vous identifier avec vos coordonnées complètes dont votre nom complet, votre titre et, surtout, vos coordonnées téléphoniques et électroniques :
Marc Labbé
Président-directeur général
Téléphone sans frais (866) 359-3233
mlabbe@prospecvente.com
Expérimentez le tout puis, dans ma prochaine chronique, nous parlerons de la façon de communiquer avec nos « clients potentiels » qui seront venus nous visiter dans notre salle d’exposition.
Pratiquez-vous en m’acheminant vos commentaires par courriel. J’aime toujours vous lire.
