SACHEZ COMMENT TIRER LE MAXIMUM DE VOTRE DMS
En l’espace de quelques décennies, le logiciel du système de gestion de concessions (DMS) a transformé la concession d’automobiles d’une entreprise comptant plusieurs entités différentes à une entreprise dont l’exploitation est intégrée et efficace.
Pour la plupart des concessionnaires, le DMS est aussi indispensable que l’ordinateur. « Je ne crois pas qu’il y ait un seul concessionnaire en Amérique du Nord qui ne dispose pas d’un DMS. Il s’agit d’une exigence de base en matière de gestion d’une entreprise », dit Maury Marks, PDG de Quorum Dealer Management Systems.
Le logiciel de DMS a fait beaucoup de chemin.
D’utilisation de plus en plus intuitive et conviviale, la sophistication du logiciel de DMS d’aujourd’hui est due en grande partie aux concessionnaires eux-mêmes, dit Lynn McNeill, vice-président principal chez PBS Systems Inc., un fournisseur de logiciels de DMS de Calgary.
« Les utilisateurs sont plus intelligents et mieux informés. Ils attendent et exigent davantage de leurs fournisseurs de DMS et, par conséquent, l’obtiennent. »
Les fournisseurs de DMS mettent constamment à jour leurs produits et introduisent de nouvelles fonctionnalités pour améliorer l’expérience de leurs clients.
Maury Marks affirme que son entreprise produit trois nouvelles versions de logiciels par an. « Nous sommes toujours à l’écoute des idées de nos concessionnaires et nous les intégrons dans le logiciel pour le faire évoluer et le déployer à nos concessionnaires. »
RESTEZ À JOUR
Les fournisseurs de DMS font constamment évoluer leurs produits — mais les concessionnaires se tiennent-ils au fait des améliorations dans leur logiciel ?
Pas toujours, dit Lynn McNeill. Lors de la conférence annuelle des utilisateurs des produits de son entreprise, qui reçoit 150 concessionnaires pour leur donner une formation sur les caractéristiques actuelles et nouvelles pour tous les services, il dit que c’est souvent la surprise générale.
« Je ne sais pas combien de fois les gens ont dit qu’ils ne savaient pas que leur logiciel comportait telle ou telle caractéristique. »
Il compare la relation d’un concessionnaire avec son logiciel de DMS au type d’accréditation annuelle dont vous avez besoin dans certaines professions pour continuer à pratiquer.
« Si vous cessez d’apprendre, posez-vous des questions ; vous continuerez à faire ce que vous avez toujours fait. La façon de tirer le meilleur parti de votre DMS est de continuer à repousser les limites et de poser des questions. »
PRENEZ LE TEMPS DE SUIVRE UNE FORMATION
Demandez à n’importe quel fournisseur de logiciels de DMS quelle est la première chose que les utilisateurs peuvent faire pour tirer le meilleur parti de leur système ; la réponse est habituellement : « Profiter des possibilités de formation. »
Les fournisseurs, pour la plupart, offrent une formation sur place au moment de l’intégration d’un nouveau système et une formation continue annuelle ou durant quelques mois. Nombreux sont ceux qui ont des ressources en ligne et des services de soutien.
Certaines entreprises intègrent la formation dans coût de l’utilisation du logiciel, tandis que d’autres factureront un excédent pour le suivi de la formation.
Peu importe la facture de votre fournisseur, il est essentiel que tout le monde, des nouveaux employés aux professionnels chevronnés, reçoive une formation régulière du fournisseur — et non de leurs collègues, dit Alain Couturier, vice-président de CDK Global, fournisseur de DMS de Waterloo.
« Parfois, les concessions essaient de voir si un utilisateur existant peut montrer au nouveau venu ce qu’il faut faire, même si nous avons des cours prévus à cet effet, et ce, sans frais additionnels. »
Il précise que les utilisateurs chevronnés peuvent ne pas être au courant des nouvelles fonctionnalités du système et ne donneront pas un portrait juste au nouvel employé. « Ils ne profitent peut-être pas de toutes les nouvelles améliorations. Nous trouvons qu’il y a beaucoup de subtilités qui font que la formation du fournisseur est très différente et plus efficace. »
Et il n’y a pas que les nouvelles recrues qui devraient prendre une formation régulière. Les fournisseurs de DMS, pour la plupart, ont des spécialistes pour répondre aux questions sur le logiciel que les utilisateurs utilisent activement ; Lynn McNeill dit que les gens auraient avantage à plus utiliser cette option.
« Passez-nous un coup de fil ou envoyez-nous un courriel par l’entremise du logiciel pour aller directement au centre de soutien et savoir comment effectuer une fonction avec laquelle vous n’êtes pas familier. Les gens sont occupés toute la journée et ne prennent pas le temps de le faire, mais c’est important de profiter de l’occasion que votre fournisseur vous offre. »
Doug Makichuk, directeur des Opérations fixes, Gerry Gordon’s Mazda, à Winnipeg, dit que le respect des processus est souvent un défi.
« Il faut surveiller pour s’assurer que personne ne coupe les coins ronds lors de l’utilisation du logiciel et s’assurer qu’on l’utilise pour ce pour quoi il est conçu. Je tente de voir à ce que les employés suivent les étapes suggérées par l’entreprise. Nous essayons de prendre le temps d’en faire l’apprentissage et de l’utiliser. Il est important de garder l’esprit ouvert. »
Alain Couturier dit que l’engagement des gestionnaires est important pour aider les employés à maximiser leur DMS.
« Il faut du leadership pour mieux comprendre la puissance et le potentiel de ce que le DMS peut apporter. Certaines concessions de CDK intègrent la formation régulière en matière de DMS dans le cadre des indicateurs clés de performance de leurs employés, ce qui contribue à garder tout le monde imputable.
Les fournisseurs de DMS, pour la plupart, conviennent que la formation régulière et l’accès à un soutien spécialisé sont essentiels pour tirer le meilleur parti du logiciel. Un fonctionnement efficace, la communication avec la clientèle et les revenus en dépendent.
