Quand j’ai à intervenir auprès des directeurs Ventes des véhicules d’occasion, je constate qu’ils ont, pour la plupart, le syndrome de la perfection ! Affublé de ce syndrome moi-même, je les comprends très bien, même si je me suis amélioré avec le temps. Combien de fois j’ai refusé l’aide des mes collègues de travail dans mes tâches quotidiennes avec comme résultat que j’étais encore dans la cour à 23 heures à stationner mes véhicules comme je le voulais ? C’est clair que j’ai appris depuis ce temps.
Certaines personnes croient qu’elles sont importantes simplement parce qu’elles sont occupées. Après tout, les gens occupés ne sont-ils pas des gens importants ? Non, ils sont tout simplement occupés. Et la plupart du temps, ils effectuent des tâches qui leur rapportent peu, qui ne font pas partie de leur priorité ; et souvent, ce sont des tâches qu’ils n’aiment pas. Et par la suite, ils se plaignent de ne pas avoir le temps de mettre en place de nouvelles procédures qui amélioreraient considérablement l’efficacité de leur département. Ils passent tellement de temps à des tâches de moindres importances, comme placer la cour, prendre les photos et, même, dans certains cas, laver eux-mêmes les véhicules nouveaux ! La solution pour régler ou au moins réduire ce syndrome c’est de déléguer, mais il faut le faire efficacement. Voici donc, quelques méthodes pour déléguer efficacement.
METTRE EN PLACE VOTRE LISTE DES TÂCHES
Pour commencer, il faut dresser une liste de toutes les tâches qui doivent être effectuées pour le bon fonctionnement du département. Ensuite, cibler les tâches qui sont les plus importantes à la réalisation des objectifs de l’entreprise et à vos objectifs personnels. Votre liste ne devrait pas compter plus de 4 à 5 tâches et, évidemment, c’est à ces 4 ou 5 activités que vous devriez consacrer la majorité de votre temps. Tout le reste devrait être délégué. Ensuite, inscrire toutes les autres tâches qui rapportent le moins, mais qui ont leurs raisons d’être pour le bon fonctionnement du département. Habituellement, ce sont des tâches répétitives. Par la suite, faites une réunion avec les membres de votre équipe et expliquez-leur les différentes tâches à déléguer. Par la suite, demandez un volontaire pour chaque tâche. Habituellement, les gens se porteront volontaires pour les tâches qui les intéressent le plus. Puisque cette tâche ne leur sera pas imposée, ils seront ainsi plus motivés et s’y consacreront davantage car ils l’auront choisie eux-mêmes.
Expliquer clairement les tâches
Aussi, expliquez toujours clairement et dans les moindres détails les tâches à effectuer. Donnez des directives claires et précises. Exprimez vos attentes en termes de quantité et de qualité. Soyez surtout très précis quant à la date d’échéance. Pour être bien sûr que votre demande a été bien comprise, n’oubliez toutefois pas de demander à l’autre personne de vous répéter dans ses propres mots ce que vous lui avez dit. Prenez le temps nécessaire pour expliquer correctement la tâche à effectuer. Car, s’il y a échec à la délégation, c’est bien souvent parce qu’il y a échec à la formation. Aussi, faites un certain suivi à l’occasion pour vous assurer que la tâche demandée s’effectue selon les attentes.
Par la suite, n’oubliez surtout pas d’expliquer à vos collègues les bénéfices qu’ils retireront des tâches déléguées. Plus les gens feront le lien entre la tâche que vous leur demandez d’effectuer et les bénéfices anticipés, une promotion probable, par exemple, plus ils seront réceptifs et motivés à accomplir les tâches déléguées. Déléguez-leur non seulement des tâches déplaisantes mais également des tâches intéressantes. Car, en déléguant des tâches intéressantes de temps à autre, plutôt que d’avoir des collègues qui nourrissent du ressentiment à votre égard, vous aurez des collègues qui vous auront en haute estime et qui vous le rendront en productivité accrue. N’oubliez pas de complimenter vos collègues quand vous leurs déléguez des tâches et récompensez-les toujours pour le travail bien fait. On dit d’un collègue considéré qu’il est un collègue motivé.
SUIVI RÉGULIER
La partie la plus importante, et c’est elle qui est souvent délaissée, c’est le fameux suivi ! Ne faites pas l’erreur de plusieurs, déléguer et penser que vous n’avez plus à vous en occuper, que tout se fera selon les normes établies. J’ai des petites nouvelles pour vous ! Avant que ce soit fait selon les normes, la plupart du temps, il faut répéter quelques fois ! Soyez discipliné à ce chapitre ! Mettez-vous des alertes dans votre agenda pour vous rappeler de vérifier si les tâches se font selon les normes et pour réagir rapidement et corriger la situation.
CONCLUSION
J’ai compris que la perfection n’existe pas et que vouloir être parfait ça m’a nui dans mon évolution personnelle et professionnelle beaucoup plus que je pensais ! Aujourd’hui, j’ai une compagnie qui évolue et qui grandit grâce aux collègues de travail qui composent mon équipe ! En terminant, pour ceux qui me connaissent, si j’ai pu m’améliorer, c’est clair que vous pouvez vous aussi le faire! Bon succès !
