Créateur d’événements mémorables clé en main
Produire un voyage d’affaires ou un événement corporatif original, flamboyant et stimulant exige un bon génie d’organisation et de créativité. L’aventure sollicite un degré soigné d’expérience et relève d’une connaissance approfondie de l’industrie événementiel. C’est ainsi qu’une entreprise solidement implantée dans le monde du voyage au Québec et à l’étranger suscite depuis 20 ans l’émerveillement du marché. Habilement structurée, elle conçoit, avec le soutien de ses clients, des activités qui savent marquer l’imaginaire et susciter le succès des rencontres d’affaires.
L’agilité de Geneviève Poirier
Geneviève Poirier est présidente-directrice générale de Voyages Boislard Poirier. Par passion, elle est également gestionnaire d’événements du secteur voyages corporatifs de l’agence, une enseigne de Saint-Hyacinthe qui dessert tout le Québec. Depuis 1999, cette entreprise organise le colloque annuel de la Corporation des concessionnaires d’automobiles du Québec, dont plusieurs rassemblements ont lieu à l’étranger. La division voyages corporatifs de l’agence a développé depuis 2009 un programme exclusif d’organisation clé en main pour ses clients, une distinction dans le marché des rencontres d’affaires.
« Pour relever le défi, nous prenons l’ensemble de la logistique d’organisation en main.
De la planification du transport aérien jusqu’à la location des chambres et la réservation des salles de réunion, sans oublier le service de banquets et de spectacles, nous mettons tout en œuvre pour offrir à notre client le loisir de profiter pleinement de son activité l’esprit en paix.
— Geneviève Poirier, présidente-générale
Nous sommes les premiers arrivés et les derniers à quitter. Notre présence assurée est notamment remarquée au comptoir hospitalité à la table d’accueil des congressistes à destination, où notre assistance permanente fait légion. Nous sommes ainsi disponibles en tout temps pour nos clients, c’est-à-dire avant, pendant et après la tenue de l’événement, tant pour l’hôte que pour les participants », souligne Geneviève Poirier.
Distinction de l’offre
C’est sur le plan de l’avant de l’événement que la portée de l’engagement de l’agence révèle la mesure de sa différenciation. « Nous établissons avec le client un plan de faisabilité d’événement, tout en conseillant ou en présentant des idées qui nourrissent l’initiative d’action. Nous sommes, à l’instar d’un guichet unique de services, une ressource complète de gestion. Comme nous connaissons bien l’industrie de l’automobile puisque nous y évoluons depuis 20 ans, nous avons aussi la chance de travailler avec CarrXpert et diverses compagnies d’assurances, de précieux clients. Nous sommes aussi présents dans d’autres marchés industriels où, là de plus, nous assurons la mise en place et la coordination de toutes les activités ».
« Bien accompagner un client consiste parfois à déconstruire certaines de leurs attentes et à proposer une logistique d’intervention plus favorable à un projet. Notre politique consiste à faire vivre un moment extraordinaire au client sans engendrer des coûts démesurés. Tout réside dans une saine planification, dans l’art de bien réfléchir à la structure d’organisation. Cela évite de lancer l’argent par les fenêtres et sécurise la procédure de fonctionnement », fait valoir la PDG de l’entreprise qui a à cœur la déférence d’activités dans un cadre budgétaire sans débordement. Le but consiste ici à présenter au client des idées à réaliser.
« Dans ce contexte, notre offre de services comprend une proposition de produits divers. Elle englobe notamment l’organisation des coquetels, des soupers et des galas, la présence des groupes musicaux et la réservation des conférenciers. Le service intègre la négociation des tarifs de vols, d’hébergement et d’excursions à l’avantage du client. Nous élaborons également à l’aide de l’hôte une invitante brochure de présentation pour vendre l’événement aux partenaires, aux fournisseurs et aux invités de l’industrie ». Unique puits de contact de l’événement, l’agence se charge également de communiquer toute information directement aux participants et s’assure de répondre à toutes les questions. L’entreprise dirige le système d’inscription en ligne et veille à facturer chacun des participants inscrits. Cette dynamique dégage l’hôte du rassemblement d’une importante tâche de travail. L’initiative bâtit la confiance et l’efficacité. Elle permet à nos clients de savourer pleinement leur événement », conclut Geneviève Poirier, présidente-directrice générale de Voyages Boislard Poirier.
