Votre département des véhicules d’occasion stagne-t-il ?

Depuis une quinzaine d’années, nous analysons le rendement des départements de véhicules d’occasion. En général, quand on observe un département qui stagne ou qui régresse, ce n’est pas par manque de volonté ou d’expérience mais bien plutôt par une mauvaise gestion des priorités. Cette problématique de la gestion des priorités occasionne par le fait même un manque de rigueur et de discipline à effectuer quotidiennement les tâches primordiales. Ainsi, vous vous retrouvez avec un directeur qui effectue 80 % des tâches qui rapporte 20 % à l’entreprise. La fameuse règle des 20-80 % mais à l’envers.

Certaines personnes croient être importantes simplement parce qu’elles sont occupées. Dans les faits, la plupart du temps, elles effectuent des tâches de moindre importance qui leur rapportent peu et qui ne font pas partie de leurs priorités ; très souvent, ce sont des tâches qu’elles n’aiment pas. Ainsi, ces personnes n’ont pas le temps de mettre en place de nouvelles procédures qui amélioreraient considérablement l’efficacité de leur département. Comment améliorer cette situation ? En mettant de l’ordre dans votre département. Déterminez le rôle de chacun et dressez la liste des tâches pour tous les intervenants ; établissez la routine de travail quotidienne en ordre de priorité ; rencontrez les intervenants pour leur expliquer le pourquoi et le comment ; et, le plus important, faites un suivi quotidien pour vous assurer que toutes les tâches de la journée ont été effectuées.

Déterminez le rôle de chacun

Avant de répartir les tâches entre votre directeur et son adjoint, il faut que vous établissiez la spécialité de chacun. Le premier est-il plus qualifié en gestion de l’inventaire, et le second, en gestion de personnel ? Si vous réalisez que votre directeur et son adjoint sont qualifiés pour le même volet de gestion, vous risquez d’avoir un problème à effectuer certaines tâches et à faire évoluer votre département. Si votre directeur n’a pas d’adjoint en raison d’un plus petit volume, il devra gérer les deux spécialités. Cependant, ce directeur devra se concentrer sur les tâches importantes et laisser les tâches plus cléricales à ses vendeurs.

« Cette problématique de la gestion des priorités occasionne par le fait même un manque de rigueur et de discipline à effectuer quotidiennement les tâches primordiales. »

Dressez la liste des tâches

Selon le rôle de chacun, dressez une liste de toutes les tâches, prioritaires et importantes, que vous devez effectuer pour atteindre les objectifs de l’entreprise et vos objectifs personnels. Ensuite, dressez la liste des tâches quotidiennes et hebdomadaires de chacun.

Rencontrez votre équipe des Ventes

Après en avoir dressé la liste, répartissez les tâches ; expliquez clairement, lors d’une réunion, dans quel but vous mettez en place la liste des tâches de chacun.

Si vous avez de la difficulté à trouver quel vendeur fera quoi, je vous propose un exercice. Lors de cette réunion, demandez un volontaire pour chaque tâche. Habituellement, les gens se porteront volontaire pour les tâches qui les intéressent le plus. Puisque cette tâche ne leur sera pas imposée, ils seront ainsi plus motivés et s’y consacreront davantage car ils l’auront choisie eux-mêmes.

Par la suite, n’oubliez surtout pas d’expliquer à vos collègues les bénéfices qu’ils retireront des tâches déléguées. Plus les gens feront le lien entre la tâche que vous leur demandez d’effectuer et les bénéfices attendus, une promotion probable par exemple, plus ils seront réceptifs et motivés à accomplir les tâches déléguées. Ne leur déléguez pas non seulement des tâches déplaisantes mais également des tâches intéressantes. Plutôt que de nourrir du ressentiment à votre égard, vos collègues vous auront en haute estime et vous le rendront en productivité accrue. N’oubliez pas de les complimenter et récompensez-les pour le travail bien fait. On dit d’un collègue considéré qu’il est un collègue motivé.

Expliquez clairement les tâches

Après cette réunion, rencontrez chacun des intervenants individuellement et expliquer clairement dans les moindres détails les tâches à effectuer. Donnez des directives claires et précises. Exprimez vos attentes en termes de quantité et de qualité. Pour être bien sûr que votre demande a été bien comprise, n’oubliez toutefois pas de demander à l’autre personne de vous répéter dans ses propres mots ce que vous lui avez dit. S’il y a échec à la délégation, c’est bien souvent parce qu’il y a échec à la formation.

Faites un suivi régulier

La partie la plus importante de l’évolution d’un département et celle qu’on néglige le plus souvent, c’est le fameux suivi ! Ne faites pas l’erreur de déléguer et de penser que vous n’avez plus à vous en occuper. Avant que ce soit fait dans les normes, la plupart du temps, selon les individus, il faut répéter quelques fois ! Soyez discipliné ! Mettez-vous des alertes dans votre agenda pour vous rappeler de vérifier si les tâches sont faites dans les normes et réagir rapidement pour corriger la situation. Si je peux me permettre un conseil, rencontrez toujours chacun des intervenants une heure avant leur départ. S’il n’a pas eu le temps de faire ses tâches, il aura une heure pour les faire et ne pas les remettre au lendemain.

Conclusion

Si votre département des véhicules d’occasion stagne ou régresse, ne paniquez surtout pas et évitez de dépenser des sommes extraordinaires en publicité ou en logiciels. Revenez à la base, prenez le temps de vous assoir avec votre directeur ou votre responsable et regardez sa liste de tâches et celle de ses intervenants. Ensuite, demande-lui de vous donner, en ordre de priorité, ses tâches quotidiennes. Vous serez surpris de certaines réponses. En conclusion, le fait de mettre de l’ordre dans votre département en ayant un suivi régulier vous permettra de constater une évolution dans vos résultats. Et ça ne vous aura pas couté trop cher : que du temps et de la rigueur !

À propos Gino Côté

Gino Coté est président d'Évolution Automobiles, entreprise qui spécialise dans la mise en place de structures pour augmenter l'efficacité du département des véhicules d'occasion. On peut le joindre par courriel à gino.cote@videotron.ca

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