La tâche n’est pas simple pour dénicher la bonne personne qui répondra à vos attentes. Une fois que vous l’avez trouvée, il faut s’assurer que cette personne restera dans l’organisation. Pour cela, la première étape consiste à l’accueillir comme il se doit et à bien préparer son intégration. La première journée d’un nouvel employé est marquante et déterminante.
Préparer son arrivée
Avant que la nouvelle personne n’arrive, il faut adapter l’environnement. L’espace de travail doit être propre, sans reliques du prédécesseur et adapté. Les outils de travail comme l’ordinateur, les accès physiques et informatiques, la papeterie, doivent être prêts et disponibles. Informez à l’avance les membres de votre équipe de l’arrivée de la nouvelle ressource. Dans les premières semaines, il faut planifier du temps avec chaque membre de l’équipe pour permettre à l’employé de mieux saisir son environnement, son rôle et son lien avec chacun d’eux.
Il est également important de s’assurer qu’une personne « référence » sera disponible pour la nouvelle personne lors des premières semaines afin de répondre à ses interrogations.
Une fois le tout en place, on appelle le travailleur la semaine précédant son entrée et on lui envoie un courriel de confirmation de l’heure de son arrivée ; on peut en profiter pour lui transmettre le programme global de son premier jour de travail.
Première journée
On accueille la personne, on prend le temps de la présenter à tous les membres de l’équipe et de faire une visite des lieux. Par la suite, c’est le moment de faire signer le contrat, de présenter le guide de l’employé ainsi que les politiques de l’entreprise. À ce stade, vous devriez avoir le spécimen de chèque du travailleur si vous voulez éviter les retards liés à la paie. Organiser un dîner avec l’équipe au complet peut être une belle façon de créer des liens.
Formation
Même si la personne a une formation générale liée au poste, chaque entreprise a des particularités dans son fonctionnement ; il est nécessaire de lui en faire part. Il ne faut pas s’attendre à ce que l’employé apprenne uniquement au fur et à mesure. Il faut prévoir un temps d’adaptation ainsi que des ressources au chapitre de la formation. Si vous êtes en mutuelle de prévention, vous devez lui présenter le tout.
« La première journée d’un nouvel employé est marquante et déterminante. »
Suivi de l’intégration
Lors de la première semaine, organisez quotidiennement des rencontres seul à seul avec votre employé pour répondre à ses questions et lui donner un peu de rétroaction. Tentez de maintenir ces rencontres par la suite, elles peuvent être adaptées au fur et à mesure pour la ressource. L’important est de lui démontrer votre ouverture et votre disponibilité. L’employé devrait sentir qu’il est encadré et qu’il peut poser ses questions. Continuez de faire des activités de groupe afin de créer et de maintenir une dynamique au sein de votre équipe.
Bien qu’il n’y ait pas de formule magique qui permette de réussir à tout coup l’intégration de vos employés, si vous prenez le temps d’instaurer un plan d’intégration, il sera plus facile de mettre en valeur votre entreprise auprès des nouveaux employés, facilitera grandement leur intégration et leur rétention.
