L’employeur n’a aucune obligation légale de fournir des références, ne pas confondre certificat de travail et lettre de références.
Que ce soit lors de la vérification des références pendant le processus d’embauche d’un candidat ou quand un employeur potentiel pour un ex-employé vous contacte, il faut redoubler de prudence quant aux renseignements que vous demandez ou qu’on vous demande sur le candidat.
Premièrement, il est important de mentionner que l’employeur n’a aucune obligation légale de fournir des références sur un ex-employé. Conformément à l’article 84 de la Loi sur les normes du travail (L.N.T.), la seule obligation de l’employeur consiste à fournir un certificat de travail, à la demande de l’ex-employé. Ce certificat doit faire exclusivement état de :
• La nature de l’emploi ;
• La durée de l’emploi ;
• Le début et la fin de l’exercice des fonctions ;
• Le nom et l’adresse de l’employeur.
Le certificat de travail ne doit donc pas être confondu avec une lettre de références. Ainsi, le certificat de travail ne doit pas faire état de la qualité du travail ou de la conduite du salarié.
Toutefois, l’employeur qui consent à donner des références devra préalablement obtenir l’autorisation du candidat/ex-employé dans le cadre d’un formulaire de consentement à la divulgation et à la vérification des renseignements personnels. Le candidat renonce donc, par écrit, à la confidentialité des renseignements personnels. La vérification des références devient alors légale.
Quels renseignements pouvez-vous divulguer ou demander ?
Sans autorisation écrite :
• Les renseignements qui se trouvent sur le certificat de travail ;
• Confirmer ou infirmer les renseignements fournis par le candidat.
Avec autorisation écrite :
• Ceux qui concernent l’expérience de travail du candidat ou de l’ex-employé ;
• Ceux qui concernent les aptitudes du candidat ou de l’ex-employé ;
• Les renseignements qui concernent les relations du candidat ou de l’ex-employé avec les autres et sa capacité de travailler en équipe ;
• Les forces et les points d’amélioration du candidat ou de l’ex-employé ;
• Le genre de personne avec qui le candidat ou l’ex-employé s’entend le mieux ;
• Le genre de personne avec qui le candidat ou l’ex-employé s’entend moins bien ;
• En général, les renseignements liés au travail et au poste occupé ou à combler.
Quels renseignements ne pouvez-vous pas divulguer ou demander ?
• Tous les renseignements que vous ne pouvez pas demander lors d’une entrevue d’embauche, c’est-à-dire des propos concernant la race, l’orientation sexuelle, la religion, l’état civil, les convictions politiques, etc.;
• Les renseignements fournis doivent être sans discrimination, véridiques et conformes à la réalité (aucun ouï-dire ni de simples impressions);
• Tous renseignements concernant la vie privée du candidat (attention ! Une simple conversation à propos des passe-temps ou de la vie familiale du candidat pourrait être assimilée à une violation de sa vie privée) ;
• Tous renseignements négatifs ayant pour but de pénaliser un ex-employé qui a été congédié, réprimandé ou qui a donné sa démission.
Nos recommandations :
• Adoptez une approche professionnelle ;
• Tenez-vous-en à la seule prise (ou échange) de renseignements liés au travail, aux exigences du poste et au rendement au travail ;
• Abstenez-vous de recommander ou non l’embauche d’un ex-employé ;
• Exigez l’autorisation écrite de l’ex-employé quand on vous demande des références ;
• Renseignez-vous sur les tâches que le candidat aura à effectuer pour donner des références pertinentes ;
• Si vous le désirez, vous pouvez fournir une lettre de références à un employé qui quitte un poste dans votre entreprise ;
• N’oubliez pas que le processus de vérification des références peut donner lieu à des recours judiciaires ;
• Demeurez objectif.
Que peut-il arriver si vous fournissez des renseignements illégaux, non véridiques ou diffamatoires ?
Dans l’arrêt St-Amand c. Meubles Morigeau ltée, l’employeur a été condamné à payer 5 000 $ à l’ex-employé à titre de dommages moraux en plus de 2 000 $ à titre de dommages exemplaires.
St-Amand a été à l’emploi chez Meubles Morigeau ltée plus de 10 ans. Cependant, au cours des deux dernières années, il n’a pu travailler pour des raisons médicales. Pendant cette période, il bénéficiait du régime de l’assurance-salaire et, à l’expiration de la période couverte par ce régime, St-Amand démissionne. Il se met alors à la recherche d’un emploi, il passe des entrevues, certaines encourageantes, mais il n’y a jamais de suite. St-Amand décide de faire sa propre enquête et demande à des proches de téléphoner chez Morigeau en se faisant passer pour des employeurs potentiels. Cette enquête révèle que le conseiller en ressources humaines divulgue les problèmes de santé de St-Amand, lesquels sont strictement confidentiels. Les commentaires que le conseiller donne sont malhonnêtes et diffamatoires. De plus, le conseiller recommande de ne pas choisir St-Amand.
Pour résumer, il y a eu atteinte grave, illicite et intentionnelle aux droits protégés par les articles 4 et 5 de la Charte des droits et libertés (« Toute personne a droit à la sauvegarde de sa dignité, de son honneur et de sa réputation » et « toute personne a droit au respect de sa vie privée »), ce qui justifie les 2 000 $ à titre de dommages exemplaires. Pour justifier les 5 000 $ à titre de dommages moraux, St-Amand témoigne avoir sombré dans une quasi-dépression ayant nui à sa vie de couple.
