Au Québec, plusieurs lois régissent les employeurs et leur imposent des obligations à l’égard de leurs employés. Au moment d’un arrêt de travail, qu’en est-il notamment de l’émission du relevé d’emploi, des cotisations à l’assurance-collective ou au régime de retraite, des vacances accumulées ? Voici quelques-unes de vos obligations légales envers vos employés non syndiqués.
Le relevé d’emploi
Selon la Loi sur l’assurance-emploi, l’employeur a l’obligation de produire un relevé d’emploi dès qu’il y a interruption de la rémunération. La Loi considère qu’il y a interruption de rémunération si le salarié ne reçoit aucune rémunération de son employeur pendant sept jours civils consécutifs ou, exceptionnellement, si sa rémunération est inférieure à 60 % de sa rémunération hebdomadaire habituelle, si le salarié est malade ou blessé, par exemple.
Ainsi, si vous effectuez des mises à pied, si le travailleur s’absente pour une période supérieure à 7 jours consécutifs ou si vous prévoyez qu’il s’absentera pour une période supplémentaire de 7 jours, vous devez produire un relevé d’emploi.
Le délai pour produire le relevé d’emploi est prévu comme étant dans les 5 jours suivant la fin de la période de paie pendant laquelle se situe le premier jour d’arrêt de rémunération de l’employé.
Le suivi médical pendant l’absence
L’obligation principale d’un employé est de fournir sa prestation de travail. Ainsi, pendant une absence autorisée, l’employé doit rester en contact avec son employeur et doit lui fournir une justification médicale. Ainsi, l’employeur doit s’assurer des suivis médicaux et peut exiger un certificat médical complet qui va au-delà d’une simple attestation médicale indiquant un arrêt de travail pour des raisons personnelles. En effet, un certificat médical complet doit justifier l’absence en précisant le diagnostic, le plan de traitement, la période d’incapacité prévue, la date de retour au travail, s’il y a lieu, ou la date de la prochaine visite médicale.
En cas de silence de la part d’un employé à cette justification médicale complète, une démission pourrait être présumée après lui avoir envoyé un avis clair à cet effet.
La contribution au régime d’assurance
La Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP) et la Loi sur les normes du travail (LNT) prévoient que la participation du salarié au régime d’assurance collective ne doit pas être affectée par l’absence du salarié, sous réserve du paiement régulier de la cotisation exigible et dont l’employeur assume sa part habituelle.
En d’autres termes, le travailleur continuera de bénéficier de l’assurance-collective pendant son absence seulement s’il assume sa part de la cotisation. Dans ce cas, l’employeur aura l’obligation d’assumer sa part habituelle de la prime d’assurance-collective.
Si le salarié omet de prendre les arrangements nécessaires afin de payer sa part de la prime d’assurance-collective, l’employeur peut faire cesser la participation du salarié au régime, sous réserve des formalités reliées aux avis préalables. Dans ce cas, n’hésitez pas à communiquer avec votre assureur afin que l’on vous guide dans les démarches à suivre. Nous vous recommandons d’agir rapidement afin d’éviter de faire augmenter les arrérages qui peuvent être difficiles à récupérer auprès d’un salarié absent.
La contribution au régime de retraite
Également, la LATMP et la LNT prévoient que la participation du salarié au régime de retraite reconnu à son lieu de travail ne doit pas être affectée par son absence sous réserve du paiement régulier de ses cotisations exigibles et dont l’employeur assume sa part habituelle. Or, contrairement à la participation au régime d’assurance, la cotisation au régime de retraite est bien souvent volontaire et non exigible. De plus, cette cotisation est souvent calculée en fonction d’un pourcentage du salaire gagné. Dans ce cas, aucune cotisation n’est exigible pour le salarié, et l’employeur n’a pas à cotiser au régime de retraite de cet employé absent.
Le cumul des vacances
Afin de déterminer la façon de cumuler l’indemnité de vacances pour un salarié absent, il importe de déterminer la raison de son absence.
Absence en raison d’une lésion professionnelle ou d’un retrait préventif
Si le travailleur est absent en raison d’une lésion professionnelle, la LATMP prévoit que, à son retour, ce dernier doit recevoir le salaire et les avantages aux mêmes taux et conditions que ceux dont il bénéficierait s’il avait continué à exercer son emploi.
Ainsi, le travailleur doit continuer de cumuler son ancienneté et avoir droit aux mêmes vacances que s’il avait continué à travailler, et ce, seulement s’il revient travailler après son absence. Par contre, malgré certaines interprétations à l’effet contraire, nous ne croyons pas que cette disposition implique un cumul des vacances quand un salarié est absent pendant une période couvrant plus d’une période de référence complète.
À titre d’exemple, un salarié qui a droit normalement à 2 semaines de vacances par année et qui s’est absenté pendant 6 mois dans l’année de référence précédente devrait bénéficier, à son retour au travail, de deux semaines de vacances et de son indemnité de vacances complète comme s’il avait continué à travailler pendant toute la période de référence. Toutefois, un employé qui s’est absenté pendant deux ans ne bénéficiera pas d’un cumul de 4 semaines de vacances puisqu’il se trouverait ainsi avantagé par rapport aux autres employés qui ne se sont pas absentés.
Absence en raison d’une maladie personnelle, d’un accident personnel ou d’un congé de maternité/paternité
Quand l’absence du salarié découle d’une maladie personnelle, d’un accident personnel, d’un congé de maternité ou d’un congé de paternité, la LNT prévoit une méthode de calcul pour l’indemnité afférente aux vacances. Cette méthode permet d’ajuster l’indemnité de vacances à la moyenne hebdomadaire gagnée pendant la période travaillée.
Ainsi, malgré une période d’absence pour les raisons énumérées ci-haut, l’indemnité de vacances de ce salarié n’en sera pas affectée. Par contre, puisque la LNT prévoit une absence maximale de 26 semaines par année, les semaines d’absence au-delà de cette période affecteront le calcul de l’indemnité de vacances.
Nous vous suggérons fortement d’utiliser l’outil monCalcul développé par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) afin de calculer l’indemnité de vacances que vous trouverez directement sur le site web de la CNESST, dans sa section « conditions de travail/congés/vacances annuelles ».
Absence pour une autre raison
Si le salarié est absent pour une raison différente que celles énumérées ci-haut, le calcul de l’indemnité de vacances sera établi à partir de la rémunération réellement gagnée pendant la période de référence.
En bref
L’arrêt de travail d’un employé ne rompt pas le lien d’emploi, et plusieurs obligations continuent de s’appliquer.
